11 Tajni Objavljivanja Loših Vijesti Na Poslu

2024 Autor: Steven Freeman | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 08:17

Dajte povratne informacije brzo, ali ne odmah

Ne čekajte godišnji pregled da biste ukazali na područja poboljšanja. Brzo privucite pažnju na probleme kako bi vam detalji bili svježi. Dan nakon incidenta je ono slatko; malo vremena ugasi prevruće emocije i omogućava vam da se pripremite i budete promišljeniji svojim riječima. "U ovom trenutku obje strane će imati snažniju, manje korisnu reakciju", kaže Jennifer Porter, upravljački partner Boda Grupe, tvrtke za razvoj vođa i tima. Godišnji ili tromjesečni pregledi trebaju obuhvaćati ciljeve i usredotočiti se na povratne informacije budućnosti - na primjer, ono što netko treba učiniti više ili manje kako bi unaprijedio svoju karijeru („Ako biste postali stručniji u analizi podataka, vidim da skačete na slijedeća razina”).

Sjetite se svoje namjere

Razmislite zašto želite dijeliti povratne informacije. "To radite zato što želite pomoći osobi da uspije", kaže Porter. Tada se može osjećati manje dobronamjerno od toga - mogli biste pomisliti da trebate samo suzbiti loše navike ili popraviti neuredan rad - ali bilo kakve povratne informacije pomažu vašem timu da uči i raste. Vi također želite zaraditi njihovo povjerenje. "Ako ne pošaljete povratne informacije, netko drugi neće i možda neće raditi tako dobar posao kao što biste imali", kaže Freyan Billimoria, direktor odjela za ljude u Skillshare-u, mrežnoj zajednici za učenje. Tijekom razgovora izrazite svoju namjeru. Reci: "To vam govorim zato što mi je stalo do vas i želim da budete što učinkovitiji."

Razmislite o sadržaju, a ne o isporuci

Mnogi se menadžeri brinu kako će ublažiti udarac umjesto onoga što će reći, kaže Porter. "To je poput pripreme za govor i fokusiranja na ono što ćete odjenuti, a ne na sadržaj prezentacije", napominje ona. Zapitajte se: "Koja je moja temeljna poruka? Što se nadam da će ova osoba oduzeti razgovor? Što želim učiniti sljedeće? " Zapišite što ćete reći i vježbajte pod tušem ili na pouzdanom kolegi. Ništa više u ponašanju ili djelovanju, umjesto da razgovarate o osjećajima i dajte konkretne primjere, poput "Primijetio sam da ste šest puta prekidali ljude na tom sastanku" (nasuprot "Nepristojni ste prema suradnicima").

Započnite s pitanjem

Rasprava bi trebala biti dijalog, a ne monolog. Reci: "Volio bih razgovarati s tobom i podijeliti neke povratne informacije. Je li to u redu? " Ljudska je priroda reći da, ali tražeći dopuštenje, možete ojačati vezu, kaže Porter. Druga taktika: Neka druga osoba vodi razgovor. Reci: "Volio bih razgovarati s tobom o x. Što misliš da je prošlo dobro? Što mislite, što se nije dogodilo? " Dajte svom zaposleniku vrijeme da odgovori. "U mnogim slučajevima oni već znaju gdje im nedostaje", kaže Fran Hauser, autor knjige "Mit o lijepoj djevojci" ("Kad razgovor zamišljate kao suradnju umjesto kritike, ton je podržavajući).”

Koristite manje riječi

Budite što precizniji. Nejasne ili klišeizirane fraze („Morate raditi na vašoj prisutnosti rukovoditelja“) ili povratne informacije prekrivene šećerom zbunjuju slušatelja, povećavajući vjerojatnost da će vam potpuno nedostajati. "Ako upotrijebite 100 riječi za reći kako je netko propustio rok, pretjerano objašnjavate", kaže Porter. I nakon što napunite riječi za punjenje i omekšivače ("Znam da ste preopterećeni"), povratne informacije počinju osjećati da su osobne i pristrasnosti mogu ući u njih, kaže Billimoria. Umjesto toga, pređite na stvar i spomenite što ste opazili. Reci: „Primijetio sam da smo propustili rok za posljednja dva izvještaja. Što se dogodilo?"

Nemojte zalijevati svoju poruku

Uobičajena navika pijenja negativnih povratnih informacija između dvije kriške hvale može biti instinktivna, ali to je jedna od najvećih pogrešaka koje menadžeri čine, kaže Billimoria. Sakrivanje povratnih informacija unutar komplimenata za izbacivanje izvlači snagu iz vaših riječi. "Ljudi vide da dolazi; tada će odbaciti pozitivno, čekati negativnu i neće vjerovati onome što imate za reći”, kaže Porter. Ono što možete učiniti biti ljubazni, ali izravni: povratne informacije izrazite pozitivno, kaže Hauser. Recite: "Mnogo je dobro, ali imam konstruktivne povratne informacije o nekim stvarima koje trebaju poboljšati" ili "Imam nekoliko savjeta koji bi vam mogli pomoći".

Navedite kontekst

Zašto vas je briga ako netko dostavlja posao kasno? Ili prezentacije ne oblikuju savršeno? Odgovori vam mogu biti očigledni, ali zaposlenik mora razumjeti zašto stoje iza vaših povratnih informacija. Pokušajte smjestiti određene bilješke unutar veće slike - na primjer, "Kad naš odjel kasni s poslom, to utječe i na druge timove" ili "Kad vaše financije izgledaju neusklađeno, to može dati ljudima nedostatak povjerenja u vaše brojeve." Objašnjenje zašto su vaše povratne informacije važne, kaže Hauser, može vam olakšati prenošenje i slušanje.

Budite suosjećajni

Teško je primati kritičke komentare. "Nije važno koliko ste vješti u pružanju povratnih informacija. To još uvijek kuca ", kaže Porter. Ne budite pretjerano oštri, slušajte perspektivu druge osobe i budite mirni. Također, izbjegavajte riječ "vi" ako možete. "Suptilni izbori mogu izazvati razgovor kao dijalog, a ne kao napad", kaže Hauser. Na primjer, umjesto da kažem: "Ovo je ono što mislim da ste mogli i drugačije", recite: "Mislim da je to moglo i drugačije."

Učinite to licem u lice

Donošenje teških vijesti putem e-pošte ili telefona primamljivo je, ali osobni sastanak (ili preko Skypea ili FaceTimea) je učinkovitiji, kaže Hauser. Omogućuje vam čitanje jedni drugima neverbalne znakove i emocionalne namjere. "Biti licem u lice jedini je način da osigurate da druga osoba može osjetiti vaše suosjećanje", kaže Hauser. Također, ako ne vidite svog zaposlenika, bit će teže razaznati jesu li uznemireni zbog toga ili čak obraćaju pozornost na ono što govorite. "Sjednite ravno i održavajte kontakt očima, ma koliko to bilo teško", kaže Hauser.

Imajte plan praćenja

Zatvorite razgovor raspravom o sljedećim koracima. Pitajte kako vam mogu biti korisni i zajedno odlučite kada biste trebali razgovarati ponovo (danima, tjednima ili mjesecima kasnije, ovisno o problemu). Zatim se javite nakon dan ili dva da vidite kako se druga osoba osjeća. Prirodno je da prijamnik za povratne informacije malo ranjen od razgovora, čak i ako je bio produktivan, kaže Porter. "Morate ljudima dati vremena da obrade", kaže Billimoria. "Ključ snažnih odnosa je uvijanje unatrag." Kada to učinite, zaradit ćete povjerenje, što će sljedeći put olakšati dijeljenje povratnih informacija.

Ne zaboravite također dati dovoljno pohvala

Neka pozitivne povratne informacije budu dio vaše rutine - nemojte je samo ugurati u neugodne razgovore. Poanta nije samo u planu ljudi ili dodijeli svima trofej; pozitivne povratne informacije profesionalno su sredstvo za razvoj. Prije svega, konstruktivan je - ljudima je korisno da znaju što im ide dobro kako bi mogli nastaviti raditi. Drugo, to pomaže stvaranju kulture koja je otvorenija i tolerantnija prema povratnim informacijama, kaže Porter. Budite i ovdje konkretni. Recite, "Jako mi se sviđa način na koji ste riješili taj izazov" ili "Cijenim što ste razgovarali s drugim odjelima kako biste dobili njihovu kupovinu." I izgovarajte to često. "Za svaki dio kritike trebali biste dati barem pet dijelova pohvale", kaže Hauser. "Ovo dovodi ljude do mjesta na kojem žude za povratnim informacijama."